Em um mundo cada vez mais ágil, a gestão de tempo é fundamental para que as pessoas consigam trabalhar, ter uma vida social e qualidade de vida e saúde.
Gerir o tempo que utilizamos para fazer atividades profissionais, assim como a pessoal, é essencial para garantir momentos de qualidade sem sobrecarregar nenhuma área da vida.
Saber organizar o tempo é tão importante, que se tornou o maior problema para as empresas. Pesquisa recente mostra que em um grupo de líderes de diferentes segmentos empresariais, 24% afirmam que este é o maior desafio atualmente.
Com o aparecimento da pandemia e a realidade do home office, a questão ficou ainda mais clara, já que trabalhar a distância pode ser desafiador para os gestores e liderados.
Para pessoas que tem dificuldade de manter o foco e gerir suas obrigações profissionais e pessoais, separamos algumas dicas para se organizar e produzir com qualidade. Confira.
- Planeje, planeje e planeje
O planejamento é fundamental para cumprir todas as atividades de um dia, de uma semana, mês e até do ano.
Sem planos certos, ficamos perdidos e não sabemos como agir diante das situações, principalmente os imprevistos.
Então a primeira dica é sempre planejar. Crie um plano colocando todas as obrigações que precisa cumprir no dia e na semana, definindo as metas esperadas e o objetivo final.
Com esses pontos certos, fica mais fácil lidar com as tarefas, se antever aos problemas e saber como agir com a cabeça fria e no lugar.
- Determine as metas e objetivos principais
Metas e objetivos não são a mesma coisa. Metas são mini objetivos que devem ser estipulados a curto e médio prazo.
Já os objetivos são os sonhos, o foco principal e ele demanda mais tempo, geralmente a longo prazo.
Entendido isso, determine a gestão de tempo das metas que precisam de atenção imediata e quais as que podem ser feitas aos poucos ou deixadas para depois, porém, sempre com o objetivo final como norte.
- Defina as tarefas por grau de prioridade
Uma dica interessante para saber como priorizar tarefas é separá-las da seguinte forma:
- Tarefas importantes e urgentes;
- Tarefas importantes, mas menos urgentes;
- Urgentes, mas de menor importância.
- Tarefas sem urgência e de menor importância.
Essas formas de definir um projeto é algo que irá facilitar seu trabalho e ajudará a não se perder com coisas que não tem tanta importância ou urgência, enquanto esquece o que realmente precisa de atenção.
- Diga não quando necessário
Seu gestor está te sobrecarregando? Seus objetivos pessoais estão ficando tempo demais em segundo plano? É hora de puxar o freio de mão e aprender a dizer não!
O não é poderoso quando precisamos de tempo e gerir melhor nossa vida e prioridades.
Converse com seu gestor e encontrem juntos uma forma de garantir tarefas que não sobrecarreguem você ou o setor.
Encontre horários mais flexíveis para seus objetivos pessoais. Se é um curso livre, busque cursos online gratuitos que se adaptem a seu momento.
- Otimize sua produtividade com ferramentas de gestão de tempo
A tecnologia veio para nos ajudar e atualmente, existem várias ferramentas simples e gratuitas para gerir o tempo.
Uma dessas ferramentas auxiliadoras é a Técnica Pomodoro. Essa técnica baseada em cronômetros culinários em formato de tomate (pomodoro em italiano), define períodos de 25 minutos (1 pomodoro), com intervalos de 5 minutos.
A cada 4 períodos completos, são feitos intervalos de 15 a 30 minutos e depois recomeça a recontagem do tempo.
Criado no início da década de 1980 por um italiano, a técnica visa garantir que profissionais e estudantes tenham um tempo de grande concentração e períodos de descanso, garantindo o equilíbrio do tempo e saúde.
A técnica Pomodoro pode ser encontrada em forma de aplicativos e plugins tanto para Windows, Mac e dispositivos móveis (IOS e Android).
Outra ferramenta muito interessante para organizar o tempo é utilizar a técnica Kanban.
Essa técnica se baseia no uso de cartões que definem as tarefas a serem feitas, as que estão em desenvolvimento e aquelas que foram concluídas.
Uma ferramenta que utiliza este método é o Trello e facilita a conclusão de tarefas com maior organização e rapidez. Também possui acessibilidade nas principais plataformas e dispositivos.
- Gestão de tempo até para imprevistos
A vida é feita de planos, mas também de imprevistos. Não dá para controlar tudo e uma hora algumas coisas podem sair do seu total controle.
Uma pessoa que sabe gerir eu tempo, vai se preparar para esses imprevistos, criando intervalos e momentos específicos em seu planejamento para lidar com essas pequenas urgências.
- Benefícios da Gestão de tempo com qualidade
Quando você gerencia seu tempo com inteligência, algumas vantagens aparecem logo em sua vida:
- Redução do estresse- Com o tempo bem planejado, você consegue ter maior controle sobre a própria vida e suas obrigações, reduzindo significativamente o estresse;
- Garante que você não confunda vida pessoal e profissional- Com o tempo tem gerido, você tem o limite certo entre vida social e seu trabalho e obtendo mais qualidade de vida;
- Mais produtividade- Sua produtividade profissional aumenta, pois acaba a procrastinação e as tarefas são mais facilmente concluídas com rapidez e precisão.
Agora que você sabe como começar a organizar sua vida, aprenda mais com curso de gestão que te ajude pessoal e profissionalmente. Veja no próximo tópico como.
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Com estas dicas, qualquer pessoa com dificuldade para se organizar e focar em seu tempo, terá mais facilidade para não perder o fio da meada ao longo do dia.
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Fernando Vale é um profissional graduado em Administração e com MBA em Logística Empresarial. Atualmente, é sócio e diretor da Unova Cursos, uma empresa especializada em Educação a Distância (EAD) e Cursos Online. Com mais de uma década de experiência no mercado educacional, Fernando tem se empenhado em levar conhecimento de excelência para milhares de indivíduos em todo o território brasileiro.
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Sobre o Autor
Fernando Vale é um profissional graduado em Administração e com MBA em Logística Empresarial. Atualmente, é sócio e diretor da Unova Cursos, uma empresa especializada em Educação a Distância (EAD) e Cursos Online. Com mais de uma década de experiência no mercado educacional, Fernando tem se empenhado em levar conhecimento de excelência para milhares de indivíduos em todo o território brasileiro.